Resultaatgericht coachen binnen een Agile omgeving
Begin dit jaar heb ik mogen instromen als coach bij de ICT afdeling van een Hogeschool in combinatie met een Universiteit. Mijn opdracht is om een aantal teams te helpen groeien in het Agile werken. Deze groei zit dan vooral in het sneller kunnen leveren van waarde, beter contact met de stakeholders (inclusief eindgebruiker) en het zorgen voor een betere samenwerking binnen de teams. Deze teams zijn ruim een jaar bezig om op een Agile wijze te werken.
Ik was in de veronderstelling dat binnen het onderwijs de meeste mensen saai en terughoudend zijn. Dat er ook weinig tot geen drive zou zijn om tot verbetering te komen en de organisatie zelf ook veel weerstand tot verandering zou hebben. Zelf heb ik een corporate achtergrond en ben ik als persoon resultaatgericht en pragmatisch ingesteld. Tijdens de gesprekken met de opdrachtgevers merkte ik echter al dat er wel dergelijk vernieuwend gedacht en gehandeld wordt binnen het onderwijs. Er passie voor verbetering aanwezig is en er keihard gewerkt wordt. Natuurlijk herken je ook nog zaken die binnen de organisatie nog niet “Agile proof” zijn ingericht maar de wil om te groeien gaf mij het vertrouwen om deze opdracht met beide handen aan te grijpen.
Door mijn corporate achtergrond en persoonlijkheid ben ik resultaatgericht en deze kwaliteit helpt mij om snel stappen te kunnen maken met teams die daarvoor open te staan. Bij deze teams was dit het geval en zijn we in korte tijd snel gegroeid. Om resultaatgericht te kunnen coachen is het wel belangrijk om een aantal stappen door te lopen. In dit artikel wil ik jullie meenemen in mijn stappenplan.
Stap 1. Vertrekpunt bepalen
Zorg dat je goed weet hoe “Agile volwassen” het team en de organisatie is. Hebben ze bijvoorbeeld de rollen juist ingevuld & de events ingeregeld. Er zijn meerdere scans beschikbaar om dit te meten maar vertrouw ook op je eigen oordeel. Ik pak dit altijd aan door met veel mensen in gesprek te gaan en zo een goed objectief beeld te vormen. Daarnaast wil ik ook altijd van de individuele teamleden en de belangrijkste stakeholders weten hoe zij in de wedstrijd zitten en op welke manier zij tot verbetering zouden willen komen. Met de Product Owner en de Business Owner is het van belang om de stip op de horizon neer te zetten. Waar willen ze naar toe groeien en hoe ziet de ideale wereld er voor hen uit. Ik kies er altijd voor om dit in een roadmap vast te leggen. Na deze stap weet je het richtpunt, waar je nu staat en waar je rekening mee moet houden qua (individuele) uitdagingen.
Stap 2. Basis op orde
In deze stap zorg je ervoor dat de basisafspraken goed ingericht zijn. Ook dient daarbij gekeken te worden naar de onderlinge samenwerking. Mijn voorkeur heeft om dit in verschillende sessies samen met de teams te bepalen of waar nodig bij te stellen. Maak duidelijke afspraken hoe de teams willen samenwerken (zowel inhoudelijk en ook in de omgang), waar de op te leveren story’s aan moeten voldoen, wat het doel is (Laat de PO het team in een roadmap meenemen en input vragen), wie daarbij nodig is en vooral wie de klanten zijn. Vergeet niet om daarbij altijd de deal te sluiten dat iedere afspraak gewijzigd kan worden wanneer dit door nieuwe inzichten wenselijk wordt gevonden. Zorg dat de afspraken visueel gemaakt worden en dat dit continu tot ieder zijn beschikking is. Ik kies er zelf altijd voor om dit in de werkomgeving op te hangen. Na deze stap weet het team wat er van hen verwacht wordt en waar ze naar toe moeten groeien. Onderschat deze stap niet want je zult zien dat je hier meer tijd aan kwijt bent dan je in eerste instantie zou denken.
Stap 3. Bewustwording creëren
Na het voltooien van de eerste twee stappen ben je klaar om te gaan coachen. Belangrijk is om in deze eerste fase gedurende de sprints voor jezelf (en het liefst samen met de PO) 2 duidelijke doelen te stellen. Wat wil je zien van het team in de komende twee weken qua focus op het resultaat en in de samenwerking binnen het team. Bij het sturen rondom het opleveren van de story’s zorg je dat het team echt gefocust wordt op het samen afronden van het werk. Hierin zijn de sprint planning & de daily standup een zeer belangrijke momenten. Wie pakt welke story op en heeft waar hulp bij nodig. Daarnaast zal je ook vele bezig zijn met het spiegelen van gedrag ten opzichte van de gemaakte afspraken. Op deze manier worden ze zich bewust van hun eigen gedrag en de toegevoegde waarde binnen het team. Wat voor effect heeft het als jij je werk niet (op de juiste wijze) afrondt. Als iedereen in het team beseft dat het belangrijk is dat zij binnen hun rol zo optimaal mogelijk presteren ben je in staat om stappen te maken, en echt te versnellen in het opleveren van waarde voor de klant.
Stap 4. Continu verbeteren met behulp van de retro
Rondom het groeien van het team adviseer ik om altijd open te zijn over de doelstellingen. Sterker nog, ik adviseer om het team hier volledig bij te betrekken. Duidelijkheid rondom de verwachtingen helpt en zal ervoor zorgen dat het team zelf weet waar ze aan toe zijn. Nu gaan ze nadenken over zaken die hun kunnen helpen zonder dat je ze daarop moet triggeren. In de retrospective bespreek je naar mijn idee dan ook altijd twee zaken. Hoe is het gegaan met de realisatie van de sprint en hoe is er samengewerkt. Wat voor concrete vervolg actief maak je aan de hand van de uitkomsten uit te retro. Iedere retro sluit je dan ook af met minimaal 2 actiepunten die eraan bijdragen dat de volgende sprint beter gaat. Door deze acties gedurende deze nieuwe sprint top of mind te houden zal je zien dat er in het team ook “iets” veranderd. De vrijblijvendheid is ervan af en ze zijn geconformeerd aan het daadwerkelijk continu verbeteren van de werkwijze en samenwerking.
Kort samengevat komt het er dus op neer dat je eerst ervoor zorgt dat de basisafspraken (werkwijze, doel, klant) goed op orde zijn. Je samen met het team in kleine doelgerichte stappen gaat werken en je als coach niet bang bent om in het begin soms meer sturend te zijn dan je wellicht zou willen. Uiteindelijk zal je dan zien dat het team zelf de versnelling weet te maken en je steeds minder zal hoeven te sturen. Ik geloof erin dat je op deze manier het verschil kan maken en de mensen kunt meenemen in een vernieuwende en verbeterde werkwijze en team dynamiek. Door open en eerlijk te zijn over de fases waarin je zit richting je stakeholders en management zal je zien dat je begrip en dus ook de tijd krijgt om deze groei op de juiste wijze te begeleiden. Uiteindelijk is het creëren van de mindset om continu te willen verbeteren je streven! Succes met het toepassen van het stappenplan en onthoud dat het okay is om soms een stap terug te zetten om er daarna weer twee naar voren te kunnen zetten.