Procesmanagement bij woningcorporaties als basis voor goede en betaalbare woningen
De kernopgave van woningcorporaties is om goede en betaalbare woningen te realiseren voor mensen met een kleine beurs. Een belangrijke uitdaging hierin is om de kosten zo laag mogelijk te houden doormiddel van een effectieve en efficiënte bedrijfsvoering. Het succesvol toepassen van procesmanagement draagt hier aan bij, maar hoe zet je dit als woningcorporatie zo goed mogelijk in?
Het belang van procesmanagement binnen woningcorporaties
Goed ingericht procesmanagement geeft inzicht in hoe processen lopen en welke stappen en werkafspraken daarin noodzakelijk zijn om tot de gewenste product- en dienstverlening te komen. Met dit inzicht kunnen duidelijke prestatieafspraken gemaakt worden, deze meetbaar worden en kun je sturen richting het beoogde resultaat.
Door processen goed vast te leggen en te managen realiseer je een eenduidige en transparante manier van werken en daarmee zekerheid over de (kwaliteit van en consistentie van) producten en diensten richting de huurders en (interne)stakeholders. De duidelijkheid van rollen, taken en afstemming binnen het proces zorgt ervoor dat je als corporatie verbonden blijft met bewoners en maatschappelijke partners
De stap van de woningcorporatie naar succesvol procesmanagement
Dat klinkt goed, procesmanagement als middel om als corporatie je kernopgave te realiseren. Maar waar begin je dan? Houd rekening met de volgende zes aandachtspunten om tot goed ingericht procesmanagement te komen:
- Creëer een goed fundament door processen vast te leggen middels tooling (risico’s, KPI’s, werkinstructies). Daarmee krijg je een goed beeld van hoe het werk daadwerkelijk uitgevoerd wordt, zorg je voor eenduidige werkwijze en consistente dienstverlening richting huurders en maatschappelijke partners.
- Zorg voor keteninzicht (zowel intern als de relatie met maatschappelijke partners zoals onder anderen gemeenten, huurdersbelangenverenigingen en de betrokkenheid van de partners binnen het proces) en de rollen en verantwoordelijkheden daarin.
- Goed ingericht procesmanagement is de basis voor eigenaarschap, inzicht en sturing op resultaat, Besef daarbij dat eigenaarschap niet alleen belegd moet worden maar ook gevoeld en uitgedragen moet worden te kunnen sturen op resultaat.
- Gebruik processen en het inzicht op de prestaties binnen het proces om continu te verbeteren. Daarmee vergroot je de wendbaarheid om in te springen op steeds veranderende interne en externe omstandigheden.
- Creëer duidelijke processen die helpen bij de juiste toepassing van nieuwe technologieën binnen de juiste plaats in je processen. Bij deze nieuwe technologieën staan data en automatisering centraal (process mining, data mining, RPA). Door het proces als vertrekpunt te gebruiken kun je nieuwe technologieën optimaal inzetten ter ondersteuning van je processen en bedrijfsvoering.
- Stimuleer betrokkenheid en draagvlak vanuit de stakeholders zodat zij de processen uitdragen en continu verbeteren.
Succesvolle toepassing bij woningcorporatie
Arvid onderstreept het belang en de meerwaarde van procesmanagement naar aanleiding van zijn opdracht binnen Portaal. “Binnen Portaal zijn processen vastgelegd en deze dienen als basis voor het inzichtelijk maken van hoe het werk wordt uitgevoerd en wie welke rol daar in speelt. Door de inzet van proceseigenaren en expertgroepen wordt het proces beheerd en gezocht naar verbetermogelijkheden om de kwaliteit van dienstverlening verder te verhogen”. Door vanuit het proces te kijken naar verbetermogelijkheden en hoe nieuwe technieken als RPA daarin kunnen ondersteunen, hebben we dit met succes toe kunnen passen en structureel kunnen borgen binnen de organisatie. Voorbeelden daarin zijn een robot voor de toepassing van klantsegmentatie en het automatisch vereffenen van openstaande posten.”
Steven vult daar op aan dat hij process mining als techniek binnen Portaal heeft ingezet om verder inzicht te creëren in hoe het verhuurmutatieproces daadwerkelijk verloopt. “Daarbij hebben we concreter inzicht gekregen in de processtappen, inclusief wachttijden en invloedfactoren. Dit heeft geholpen om te bepalen waar we concrete verbeteracties in het proces door kunnen voeren om aansluitend verhuren binnen 7 dagen mogelijk te maken. Al met al een mooie voorbeeld van hoe we innovatietechnieken succesvol toepassen door dit vanuit een procesbril te benaderen”.
Verder praten?
Benieuwd naar de mogelijkheden van procesmanagement voor jouw woningcorporatie? Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek met een van onze woningcorporatiespecialisten.
-
Neem contact op
- Arvid van Dam
- Senior Consultant
-
Neem contact op
- Steven van Aggelen
- Senior Consultant