Hoe zorg je voor grip op Risk & Compliance in je processen?

Druk

“Het is erg druk en alles loopt door elkaar” vertelt de manager van het team.

Het is al de zoveelste keer dat je dit hoort. Je begint je af te vragen wat dit eigenlijk betekent. Er is vast veel werk te verzetten. Of er is iets onverwachts tussendoor gekomen dat moet gebeuren.

“Wat is er aan de hand?” vraag je.

“Heb je even?” lacht de manager. Er volgt een stortvloed van, op het eerste gezicht, willekeurige redenen. Er zijn veel zaken die uitgevoerd moeten worden, dat men niet begrijpt dat er andere belangrijke taken zijn, over het ontbreken van duidelijke doelstellingen en dat iedereen er iets van moet vinden. En zo nog even verder.

Je merkt dat er een enorm spanningsveld is en er steeds meer eisen worden gesteld aan het team van de manager: klanten over de kwaliteit van de dienstverlening, de operationele manager over de efficiency van het team, de risk & compliance afdeling over de beheersing van potentiële risico’s en de externe toezichthouder over het voldoen aan wet- en regelgeving. Je komt erachter dat druk betekent dat van alles tegelijk aanwezig is. Dat niet alleen. Er wordt ook druk ervaren. De boel staat onder druk. Kortom, er gebeurt van alles tegelijk en de situatie dwingt om snel te handelen.

“Zou het niet fijner zijn om meer grip op de gang van zaken te hebben?” vraag je. De manager beaamt dit: op de lange termijn is het beter, want het team kan zich dan richten op het bereiken van doelen.

Hoe krijg je meer grip?

Je besluit aan de slag te gaan met het vraagstuk van de manager, om samen de situatie te verbeteren. Uit ervaring weet je: meer grip krijgen, begint met duidelijkheid over de organisatiedoelstellingen. Je beschrijft de doelen op zo’n manier dat ze zijn afgestemd op de verschillende belanghebbenden, het gewenste gedrag stimuleren en aangeven welke resultaten wanneer worden bereikt. “Deze heldere doelen geven mijn team en de organisatie richting” vertelt de manager. “De volgende stap is om onze processen te bekijken, die dragen immers bij aan het bereiken van de doelen.”

Breng het bij elkaar

Je weet dat er veel eisen worden gesteld aan de activiteiten die uitgevoerd worden, zowel vanuit risk en compliance, als vanuit externe toezichthouders. Je kiest voor een integrale benadering om de processen in te richten en de belangrijkste risico’s te bepalen. Je brengt klantverwachtingen, processen, risico’s, beheersmaatregelen en wet- en regelgeving samen en leert te begrijpen hoe deze werelden elkaar beïnvloeden en kunnen versterken.

Processen en risico’s

Je brengt de processen in kaart en koppelt de belangrijkste risico’s hieraan. Voor de manager ontstaat inzicht in wat door wie uitgevoerd wordt en deze verdeling van verantwoordelijkheden maakt aansturen mogelijk. Het koppelen van randvoorwaarden, zoals risico’s en beheersmaatregelen, stelt hem in staat om te bepalen wat er meer kan, of wat er minder moet om de doelstellingen te realiseren. De integrale benadering zorgt ervoor dat voor iedereen duidelijk is wat bijdraagt aan de doelstellingen en dat de belangen van de verschillende stakeholders geborgd zijn.

Leren en verbeteren

Een integrale aanpak zorgt voor een stevige basis, maar is op zichzelf nog niet voldoende. De wereld en de organisatie zijn immers constant in beweging. Bereid je daarom voor op voortdurende aanpassingen. Bewustwording van processen, risico’s en compliance helpt om de verandering in te zetten. Kijk niet alleen naar prestatie-indicatoren, maar ook naar de kritische risico-indicatoren. Ontdek waar je kunt leren en onderneem hier actie op.

Dus neem er de tijd voor, maar begin snel. En als de eerste resultaten binnenkomen: pas je systematiek aan. En nog een keer. En blijf dat doen. Continu verbeteren noemen wij dit.

Kortom

Een integrale aanpak helpt om grip te krijgen op je bedrijfsvoering. Je bent in staat om prioriteiten te bepalen en krijgt werkende en volledige processen die de doelen helpen realiseren. Je hebt het stuur in handen om de juiste keuzes te maken en de organisatie continu te verbeteren.