In 6 stappen naar een up-to-date geïmplementeerd proces volgens het business procesmanagement gedachtegoed!

 

Voor organisaties wordt het steeds belangrijker om inzicht te krijgen in hun operationele activiteiten om zo als organisatie effectiever en efficiënter te kunnen werken. De processen vormen hiervoor de basis en geven inzicht en duidelijkheid in rollen, taken, werkafspraken, risico’s, beheersmaatregelen en afstemming binnen een organisatie en de verschillende afdelingen. Door als organisatie de processen goed vast te leggen en te managen, realiseer je een eenduidige en transparante manier van werken en daarmee zekerheid over de producten en diensten van jouw organisatie en kun je als organisatie de volgende stap zetten om de processen te gaan optimaliseren.

Maar hoe start je als organisatie met het vastleggen van processen en welke stappen neem je? Dit artikel legt uit welke aanpak MLC stap voor stap samen met jouw organisatie kan hanteren.

 

Onze aanpak

 

1. Voorbereidingsfase

Voordat je als organisatie start met het vastleggen van de processen, is het belangrijk om de scope van de processen vast te stellen voor het project. De scope definieert welke processen tijdens een project of een bepaalde periode worden vastgelegd (procesmodellering of procesontwerp). Dit om focus aan te brengen en duidelijkheid betreffende effort en budget, bijvoorbeeld dat stakeholders in die periode capaciteit voor het project vrijmaken. Aan de hand van de scope kan vervolgens een planning worden opgesteld. De planning kan worden opgesteld aan de hand van schattingen betreft het aantal processen, processtappen en complexiteit en geeft kaders aan het project. Aan de hand van de planning, kan de voortgang gerapporteerd worden gedurende het project betreft de resultaten en belemmeringen.

Nadat de scope en planning zijn vastgesteld, is het van belang om met alle stakeholders het project af te stemmen, bijvoorbeeld door middel van een kick-off meeting. Hierbij worden de planning, benodigde capaciteit van stakeholders, aanpak, afspraken, commitment, etc. besproken. Het voornaamste is dat na afloop van de kick-off alle neuzen van de stakeholders dezelfde kant op wijzen en er commitment is voor de besproken afspraken en aanpak om het project succesvol te starten.

 

2. Modelleren of ontwerpen van de processen

Voordat je start met het modelleren van een first draft proces, verzamel je alle beschikbare documentatie van het proces, zoals oude procesbeschrijvingen, werkinstructies, dataflows etc. Aan de hand van deze informatie kan er vaak alvast een first draft proces gemaakt worden. Als er geen enkele documentatie beschikbaar is, kunnen wij een brown paper sessie organiseren of een interview met een medewerker of de proceseigenaar om zo het proces in kaart te brengen. Belangrijk is om altijd de conventies van jouw organisatie toe te passen om aan de standaard en uniformiteit van de organisatie te voldoen. Conventies zijn de richtlijnen/regels voor het vastleggen, ontwerpen en wijzigen van processen met als doel een uniforme vastlegging van processen binnen een organisatie.

 

3. Review sessie

Voorafgaand aan de review sessie adviseren wij om de procesflow met eventuele vragen/opmerkingen naar alle genodigden te sturen ter voorbereiding. Om het aantal review sessies te minimaliseren en snelle vooruitgang te boeken, stellen we aan de genodigden voor om vooraf op de gestuurde procesflow feedback te sturen. De proces modelleur, een content expert en de proces eigenaar (of vergelijkbare rollen) dienen altijd aanwezig te zijn tijdens de reviewsessie. Overige genodigden, zoals risk en compliance, business analist, procesmanagement etc. kunnen per organisatie verschillen.

In de review sessie worden de stakeholders door het proces meegenomen. Wij starten normaliter eerst met het doorlopen van het gehele procesmodel (L3) en vervolgens zoomen we in per processtap (L4). Ook wordt er tijdens de review sessie een logdocument bijgehouden waarin de changes die besproken zijn gedurende de sessie worden vastgelegd ter bevestiging van de besproken en gemaakte afspraken or wijzigingen.

 

4. Goedkeuring van het proces

Aan de hand van de reviewsessie, kunnen correcties worden aangebracht aan het proces om zo tot een finaal proces te komen. Sla daarbij altijd de gemaakte correcties op in het logboek. Vervolgens wordt het finaal proces met het logdocument naar alle uitgenodigde ter goedkeuring gestuurd. De proceseigenaar is eindverantwoordelijk en degene die het proces moet goedkeuren, voordat het proces beschikbaar wordt gemaakt voor de gebruikers.

 

5. Kwaliteitscontrole

Nadat het proces is goedgekeurd, volgt een kwaliteitscheck op het proces. De kwaliteitscheck wordt vaak door een procesexpert binnen de organisatie uitgevoerd. Tijdens de kwaliteitscheck wordt er gecontroleerd of het proces voldoet aan de standaarden van jouw organisatie, zoals de conventies en het bpm-gedachtegoed. Dit om uniformiteit en continuïteit te waarborgen binnen de organisatie.

 

6. Beschikbaarheid en communicatie

De procesbeschrijving dient beschikbaar te worden gemaakt voor jouw organisatie. Afhankelijk per organisatie verschilt de wijze waarop, zoals in het procesmanagement systeem of het proces wordt opgeslagen op een interne ruimte, zoals SharePoint. Vervolgens informeer je de proceseigenaar en eventueel de gebruikers dat het proces beschikbaar staat. Indien het proces beschikbaar is, start de aanpak opnieuw voor een volgend proces.

 

Next steps

Naast het vastleggen en beschikbaar maken van de processen voor jouw organisatie, is de volgende stap zeer belangrijk: Implementatie van de processen. Dit houdt in de verdere communicatie, zoals bijvoorbeeld een roadshow aan gebruikers waarbij uitleg gegeven wordt over de processen. Dit met het doel dat er ook daadwerkelijk gebruik gemaakt wordt van de processen door de organisatie en de volgende stappen genomen kunnen worden betreft het uitbouwen van gehele integrale procesmanagement, zoals de koppeling van werkinstructies en andere relevante documentatie, risico’s en beheersmaatregelen, KPI’s en dashboards om zo te kunnen sturen op de processen om hiermee als organisatie effectiever en efficiënter te gaan werken.

Benieuwd naar hoe wij jouw organisatie kunnen helpen om deze 6 stappen succesvol uit te voeren? Neem dan contact met ons op.

  • Neem contact op

  • Lisa Daniëls
  • Consultant
  • Contact