Vier vragen over de échte meerwaarde van integrated Business Process Management

In dit interview introduceren Femke van der Leij en Dennis Klein integrated Business Process Management, afgekort naar iBPM. Dit doen ze aan de hand van vier vragen. Integrated Business Process Management neemt bedrijfsprocessen als fundament voor het managen van verschillende aspecten binnen je organisatie.

1.  Wat is integrated Business Process Management?

Femke begint door te vertellen dat: “Bedrijfsprocessen bijna alles raken binnen de organisatie. Daarmee is het logisch om bedrijfsprocessen als vertrekpunt te nemen voor alle dingen die je hebt te managen. Bedrijfsprocessen zijn als het ware de plek waar alles samenkomt: systemen, data, risico’s en beheersmaatregelen. Wij zien die zaken niet als losse op zichzelf staande dingen, maar integreren ze zoveel mogelijk met elkaar via de bedrijfsprocessen. Vandaar de term ‘integrated’. Dat is niet persé nieuw, maar nog lang niet in alle organisaties omarmd en toegepast”.

Dennis zegt: “In de praktijk reduceren veel organisaties procesmanagement tot het actueel houden van procesdocumentatie. Deze procesdocumentatie dient vervolgens als informatiebron, om nieuwe medewerkers op te leiden en om aan externe verplichtingen te voldoen. Hiermee ontstaat een soort “kapstok voor de werkinstructies” die verder niet heel veel waarde heeft voor de organisatie en die als ‘moetje’ wordt beleefd. Een gemiste kans! Procesmanagement moet geen ‘moetje’ zijn, maar als ‘fundament’ meerwaarde opleveren”.

Femke voegt hieraan toe: “Je gaat de bedrijfsprocessen echt als instrument gebruiken om je organisatie te managen en dat geeft die meerwaarde. Het zit erin dat je simpel gezegd veel meer inzicht krijgt in de samenhang en het functioneren van je organisatie:

• Systemen ontlenen hun bestaansrecht aan het ondersteunen van bedrijfsprocessen
• Data start, stroomt door, stuurt en ontstaat in bedrijfsprocessen
• Risico’s bedreigen en worden gemitigeerd in bedrijfsprocessen
• Wet- en regelgeving wordt geborgd door de juiste uitvoering van bedrijfsprocessen

Meer inzicht in samenhang en functioneren betekent: Het sturen op je proces, inzicht in verbeterideeën en betere besluitvorming om je doelstelling te halen. Bij het vormgeven van intergrated Business Process Management komt heel wat kijken. Daarom hebben we binnen MLC een aanpak opgezet waarin aan verschillende aspecten gewerkt wordt om integrated Business Process Management te bereiken.

Dennis geeft een ‘voice over’ bij de afbeelding: “In de praktijk zien we dat de meeste organisaties de aspecten Initial en Documented aardig op orde weten te krijgen. Deze aspecten voegen nog niet optimaal waarde toe, ze leggen het fundament waar we het eerder over hadden. De organisatie omarmt bedrijfsprocessen als ‘belangrijk’ en alle bedrijfsprocessen zijn goed gedocumenteerd. Verder gebeurt er niet veel.

De echte potentie zit in het managen, integreren, optimaliseren en intelligent maken van je organisatie door gebruik te maken van dit fundament. Dat betekent niet voor iedere organisatie hetzelfde. Belangrijk is dat je kijkt naar je organisatie-doelen en op basis daarvan keuzes maakt voor een invulling die bij de organisatie past”.

2. Hoe brengt iBPM jouw organisatie verder?

“Om dit concreet te maken hebben we bij MLC verschillende voorbeelden verzameld van situaties die we in de praktijk zijn tegengekomen”, zegt Dennis. “Ze zijn niet altijd één op één kopieerbaar van de ene naar de andere organisatie, maar ze inspireren altijd:

• Echte integratie van compliance en risico-management met procesmanagement
• Managen van afwijkingen en standaardisatie over regio’s, vestigingen en klantgroepen
• Aansluiting met organisatie en operatie voor optimale capaciteitsmanagement
• Optimale aansluiting van IT op de business

Business Process Management wordt in deze situaties niet een doel op zich, maar een middel om andere doelen te bereiken en dat is precies hoe het moet” zegt Dennis. “We gebruiken deze voorbeelden om organisaties te inspireren om zelf aan de slag te gaan. Op deze manier kan integrated Business Process Management jouw organisatie verder brengen en dus echt van waarde zijn”, sluit Femke af.

3. Welke uitdagingen zijn er om iBPM in de praktijk te brengen?

Dennis: “Ik zie dat procesmanagement vaak gezien wordt als een op zichzelf staande wereld die vooral draait om het actueel houden van de procesdocumentatie. Die focus maakt organisaties blind voor de meerwaarde die procesmanagement kan bieden als je er breder naar kijkt.“

Femke: “Procesmanagement is in principe niets nieuws en daarom bestaan er al veel meningen en ideeën over. Deze zijn niet altijd positief en maken het een uitdaging om een volgende stap te zetten. De uitdaging met name in het maken van de investering om een goede basis neer te zetten in de eerste niveaus, zodat je daarna de meerwaarde kunt ervaren in de ondersteuning in besluitvorming, continu verbeteren en waar je data en technologie in kunt zetten.

4. Hoe kan ik als organisatie de eerste stappen op het gebied van iBPM zetten?

Femke zegt: “Veel organisatie doen al iets met processen. Tegenwoordig is dat bijna onontkoombaar. Vaak wordt er gewoon begonnen met het documenteren. Daarom zou ik mee willen geven om eerst te bepalen welk doel je wilt bereiken, een volwassenheidsniveau te bepalen en daar vervolgens stappen op te ondernemen”.

“Belangrijk hierin is om te inspireren en de verschillende belanghebbenden te laten zien en ervaren welke meerwaarde iBPM heeft”, geeft Dennis aan. “Hierin kunnen wij je op weg helpen. Mocht je meer willen weten over iBPM en wat het concreet voor jouw organisatie kan betekenen? Neem dan gerust contact met ons op”, sluit Femke af.