Het belang van het middenmanagement bij continu verbeteren binnen Portaal

Een van onze Senior Consultants bij MLC, Saskia Hoff, speelt een rol in het realiseren van het nieuwe ondernemingsplan van Portaal. Wat zijn de recente ontwikkelingen binnen Portaal ten opzichte van continu verbeteren? En waar is nog ruimte voor verbetering? Wij vroegen naar de inzichten en praktijkervaring van Saskia.

Continu verbeteren binnen Portaal

Woningcorporatie Portaal streeft naar een nieuw ondernemingsplan waarin goed samenleven (van bewoners) en samenwerken (met organisaties en bewoners) centraal staat. Hierin heerst de urgentie om met behulp van continu verbeteren een flexibele organisatie te creëren waarmee de dienstverlening efficiënter en effectiever ingericht kan worden. Een oplossingsgerichte en innovatieve bedrijfscultuur; maatwerk waar moet, standaardiseren waar kan. Het zo goed mogelijk acteren op interne en externe ontwikkelingen, zoals digitalisering en een woningcrisis,, is van belang om wendbaar te zijn en het ondernemingsplan te realiseren. Met de inzet van continu verbeteren blijft het mogelijk om voor lange termijn de dienstverlening te verbeteren en deze beter te laten aansluiten op de wensen van de huurder. Hoe je hier als woningcorporatie zo goed mogelijk mee omgaat, is in een voorafgaand artikel samengevat in een aantal belangrijke leerpunten (klik hier om het artikel te bekijken). De ontwikkelingen van Portaal ten aanzien van deze leerpunten zullen in onderstaand artikel belicht worden. Daarnaast richten we ons op een relevant en actueel leerpunt met betrekking tot onze opdracht binnen Portaal, namelijk de rol van het middenmanagement.

Ontwikkelingen van Portaal

Binnen Portaal wordt steeds meer ruimte gecreëerd om grote projecten organisatiebreed op te pakken als onderdeel van het projectenportfolio. Door deze grote veranderingen in samenwerking met de procesmanager projectmatig op te pakken, draagt dit bij aan een gestructureerde implementatie van complexere projecten. Daarnaast zien expertgroepen veelvuldig het belang om de projectplanning te concretiseren en prioriteren.

“Niet voorop lopen en juist prioriteren, zodat daar meer focus op ontstaat”

Op deze manier is het voor expertgroepen mogelijk om met kleine verbeterinitiatieven aan de slag te gaan. Om deze verbeterinitiatieven op korte termijn te realiseren, wordt er aangestuurd om met expertgroepen te werken aan tijdsmanagement. Vaste momenten in je agenda plannen om dingen te bespreken en aan de slag te gaan met continu verbeterinitiatieven.

“Door het gewoon te gaan doen gaan we ondervinden dat het daadwerkelijk waarde toevoegt”

Om de noodzaak hiervan in te zien, is ondersteuning en sturing vanuit het middenmanagement van groot belang. Als koppeling tussen topmanagement en de expertgroepen zijn zij in staat om de verbeterinitiatieven te faciliteren. Echter, in de praktijk komt het voor dat niet altijd iedere expertgroep structureel een teamleider heeft om deze ondersteuning en sturing te bieden. Om een continu verbeteren cultuur te realiseren is een actieve bijdrage van het middenmanagement van belang. Als organisatie moet je de juiste randvoorwaarden inrichten om continu te verbeteren. Het middenmanagement kan zorgen voor de juiste vertaling van de doelstellingen van het topmanagement naar de werkvloer.

Bovendien is het van belang om zoveel mogelijk stakeholders binnen de keten te betrekken om de gewenste performance te behalen. Binnen Portaal zijn stappen gezet om een structureel ketenoverleg te starten om in kaart te krijgen hoe deze sturing het beste ingericht kan worden binnen de verschillende organisatie niveaus. Zo is er tot op heden één keten (Verhuur & Mutatie) gestart met de inrichting daarvan. In de praktijk betekent dit structureel overleg op zowel operationeel (expertgroepen), tactisch (middenmanagement) als strategisch niveau (de keten).

“Als je de sturing vanuit de keten goed neerzet op alle organisatie niveaus en verbeteringen gaat realiseren zorg je ervoor dat problemen worden voorkomen door minder ad-hoc te acteren en meer te standaardiseren. Niet het wiel opnieuw gaat uitvinden.”

Verbindend middenmanagement zorgt voor een succesvol ketenproces

Aan de hand van praktijkervaringen binnen onze opdracht bij Portaal belichten we een aantal succesfactoren die kunnen leiden tot een optimaal gestroomlijnd ketenproces. Op welke manier kan je het middenmanagement betrekken bij het behalen van een goed georganiseerde continu verbeteren bedrijfscultuur?

Maak verbinding tussen de belangen vanuit verschillende stakeholders en de hele keten. Het is essentieel om ieders belang goed te begrijpen en hier een goede afweging in te maken zodat doelstellingen geprioriteerd kunnen worden. Hierbij is de visie van de keten doorslaggevend; waar willen we naartoe, wat zijn de doelstellingen. Het belang van de keten kan namelijk soms botsen met het belang van een afdeling waardoor een juiste uitleg en toelichting noodzakelijk is. Een verenigde lange termijn visie draagt bij aan het bereiken van de bedrijfsdoelstellingen en voordelen zoals een korte doorlooptijd in de keten en het leveren van hogere kwaliteit. Op deze manier kan je uitkomsten van verbeterinitiatieven beter afwegen en vergelijken met de visie en strategie van Portaal.

Binnen de ketensturing van Portaal is het doel om proceseigenaren van zowel het operationele, tactische en strategische niveau te laten aanhaken zodat heel de keten compleet is. De wil om samen te werken is hierbij van belang om effectief stappen te kunnen zetten. Deze wil is gegroeid door onder andere een ketenoverleg te starten waarbij belangen met elkaar gedeeld kunnen worden. Vanuit daar wordt er gewerkt om een meer tactische sturing neer te zetten en meer verbinding Portaal breed te realiseren.

Benieuwd naar de mogelijkheden van een succesvol ketenproces binnen jouw woningcorporatie? Onze woningcorporatiespecialisten denken graag mee in een vrijblijvend gesprek.

Voor verdere achtergrond rondom continu verbeteren en de rol die het middenmanagement hierin heeft: Hermkens, F. J. A. (2020). The role of middle management in achieving continuous improvement: a demanding playing field. Technische Universiteit Eindhoven.