Hoe procesarchitectuur verandering stuurt

Wat betekent procesarchitectuur – en hoe kan het strategische doelstellingen aanvullen?

Processen en architectuur

Organisaties leveren producten en diensten aan afnemers vanuit hun bedrijfsprocessen. Een bedrijfsproces is een ordening van stappen die organisaties verrichten om te komen van aanleiding tot resultaat. We zien dan een (hoeveelheid aan) verschillende workflows die een bedrijf of organisatie gebruikt om van dag tot dag te werken. Een procesontwerp bepaalt hoe die processen aansluiten bij de eisen van de klant, hoe ze worden uitgevoerd, in welke volgorde, wie erbij betrokken is en (onder andere) welke vaardigheden, gedragingen, management en ICT-ondersteuning nodig zijn.

Als uw bedrijf een (nieuw) strategisch doel nastreeft, moeten al deze procesontwerpelementen goed op één lijn worden gebracht. Als u als bedrijf bijvoorbeeld duurzamer wilt worden, moeten al uw medewerkers begrijpen wat dat betekent in de context van hun dagelijkse werk.

Om zo’n soort verandering te bereiken, moeten alle processen in kaart worden gebracht en beslist, hoe deze opnieuw moeten worden ontworpen om duurzamer te worden. Deze kloof moet vervolgens op een beheerste en gestructureerde manier overbrugd worden, en dat is waar procesarchitectuur om de hoek komt kijken.

Een procesarchitectuur helpt u te begrijpen hoe uw bedrijfsprocessen het beste kunnen worden ontworpen om een ​​bepaald strategisch doel te bereiken. Het geeft ook de handvatten en kaders om die processen te kunnen ontwerpen, realiseren en managen. Het bevat:

• Een totaalvisie op het inrichten, uitvoeren en beheersen van uw processen, vertaald naar bruikbare principes voor procesmanagement.
• Ontwerpprincipes, procesbeheer, risico’s, ondersteuningsvereisten en benodigde competenties.
• Generieke modelleringsprincipes, onafhankelijk van uw strategie, die aangeven hoe u uw processen helder vastlegt.
• Een model dat uw bedrijfs- en werkprocessen opdeelt in primaire, management- en ondersteunende processen.
• Een meer gedetailleerde beschrijving van hoe uw bedrijf/organisatie en werkprocessen eruitzien en worden beheerd.

Als u bijvoorbeeld wilt dat uw bedrijf duurzamer wordt, kunt u voor het volgende kiezen:

Procesontwerpprincipes

• Klanten gebruiken digitale kanalen om de status van uw service te begrijpen.
• Processen waarbij interactie met de klant centraal staat, geven prioriteit aan duurzame relaties en uitstekende service. Processen waarbij klanten niet betrokken zijn, worden gestroomlijnd gehouden en ontworpen om verspilling tot een minimum te beperken.
• Het behalen van duurzaamheidsdoelen en het beheersen van risico’s (zoals beveiliging, compliance en fraude) hebben voorrang op efficiëntie.
• Proceseigenaren sturen op procesdoelen die zijn afgeleid van strategische doelen.

Richtlijnen voor effectieve procesarchitectuur

Het opstellen van een goede procesarchitectuur is niet eenvoudig. Er moeten keuzes gemaakt worden over hoe de buitenwereld kan zien wat het uw bedrijf probeert te bereiken. Daarnaast moet het tegelijkertijd ook de binnenwereld van uw organisatie weerspiegelen. Mensen moeten begrijpen hoe werkprocessen betrokken zijn bij end-to-end bedrijfsprocessen en hoe deze op elkaar aansluiten. Dat is best moeilijk en complex. Daarom hebben we enkele richtlijnen op een rij gezet om in de praktijk te komen tot een goede procesarchitectuur:

• De principes en modellen zijn coherent. Het verwoordt en toont de visie op procesbeheersing, het procesgericht werken en denken van de organisatie.
• Er zijn duidelijke definities voor bedrijfsprocessen en werkprocessen. Bedrijfsprocessen lopen van klant naar klant, met een trigger, en leveren een eindresultaat op aan een derde partij. Meestal hebben ze een input, een verwerkingsfase en een output.
• Werkprocessen leveren een zinvol tussenresultaat op, en worden beschreven met een gedetailleerd model met triggers, resultaten, processtappen, actoren, eventueel datastores en uitleg van de processtappen. Ze worden gekenmerkt door volume, frequentie, benodigde kennis en of de verwerking is gebaseerd op gevallen of gebeurtenissen.
• In het hoofdmodel tonen bedrijfsprocessen de namen van eventuele werkprocessen die ze met zich meebrengen.
• Relaties tussen werkprocessen zijn niet in het hoofdmodel opgenomen, maar in aparte modellen weergegeven.
• Het creëren van een procesarchitectuur is een iteratief proces dat kennis en vaardigheid vereist. Dit wordt het aangescherpt door feedback te vragen van managers en bestuurders die de relevante werkprocessen goed begrijpen. Ook kan getest worden hoe de omvang en diepgang van werkprocessen passen bij de bedrijfsprocessen en vice versa.

Uiteindelijk zullen alle relevante belanghebbenden uw model moeten ondersteunen, inclusief bedrijfs- en IT-managers en senior leiderschap. Hoewel u uw model kunt verfijnen, is de meest effectieve manier om goedkeuring te krijgen door vanaf het begin samen te werken met de betrokkenen, zodat de doelen en parameters worden overeengekomen.

Procesarchitectuur en -bewerkingen in evenwicht brengen

Het is belangrijk dat een procesarchitectuur duidelijke benamingen en verklaringen heeft en geeft voor alle bedrijfs- en werkprocessen, omdat dit een heldere link creëert tussen de strategie en de uitvoering.

Het inrichten van werkprocessen volgens de in de architectuur geschetste ontwerp- en modelleringsprincipes geeft consistentie. Het geeft medewerkers die het werk uitvoeren een richtlijn die ervoor zorgt dat ze de strategie uitvoeren.

Zijn de eerste veranderingen in het proces IT-verbeteringen, dan kan de implementatie al snel enkele maanden in beslag nemen. Maar als de eerste stappen zijn gezet, kunnen de procesresultaten gebruikt worden als basis voor continue verbetering. Dit is de verantwoordelijkheid van de proceseigenaar.

Om deze optimalisatie in goede banen te leiden, streeft de proceseigenaar naar het behalen van procesdoelen die op hun beurt zijn afgeleid van strategische doelen. Vervolgens sturen zij het proces aan met behulp van de PDCA-cyclus (plan-do-check-act).

Als de procesarchitectuur bijvoorbeeld een proces omvat dat “innoveren” wordt genoemd dat tot doel heeft “nieuwe functionaliteiten te onderzoeken, ontwikkelen en implementeren die bestaande activa en processen verbeteren, vernieuwen of aanvullen”, dan kunnen de resultaten gemeten worden aan het aantal nieuwe functionaliteiten, of aan de effectiviteit van die functies bij het verduurzamen van de bedrijfsvoering.

Als we dat laatste willen meten, dan kan een kritische succesfactor (KSF) worden geformuleerd die betrekking heeft op het primaire productieproces. Zo meet u bijvoorbeeld de afvalreductie van uw reguliere productieproces.

Het uitvoeren van uw operatie kan u nu duidelijke, relevante prestatiegegevens opleveren die u kunt gebruiken om uw voortgang te meten. U kunt de informatie vergelijken met de normen die u heeft opgesteld en deze gebruiken om nieuwe procesverbeteringen te vinden en door te voeren.

Op deze manier kunt u iteratief werken, zodat uw operatie na verloop van tijd steeds meer in lijn komt met uw duurzaamheidsdoel – of een ander strategisch doel.

Elke procesarchitectuur is uniek

Verandering is een essentieel onderdeel van ondernemen. En steeds meer organisaties begrijpen dat het creëren van een procesarchitectuur een belangrijke stap is in het bereiken van hun strategische doelen.

Net als sneeuwvlokken zijn namelijk geen twee bedrijven/organisaties precies hetzelfde. Er zijn verschillende manieren om een ​​procesarchitectuur te ontwikkelen en de beste aanpak hangt af van de cultuur, processen en belanghebbenden van de organisatie en de keuze tussen een top-down, bottom-up of middle-out benadering.

Beslissen welke strategie het meest geschikt is, is slechts één van de manieren waarop het creëren van een goede procesarchitectuur oordeel, kennis en vaardigheid vereist. Zelfs voor een ervaren procesarchitect heeft het ontwikkelingsproces van een goede procesarchitectuur zijn uitdagingen – en ik hoor graag uw perspectief.

Als u wilt sparren over uw ervaringen met procesarchitectuur, of als u vragen heeft voor of aan onze experts, neem dan contact met op met Vito van der Burg.