ERP Business case

Woningcorporatie Havensteder, met verschillende locaties in Rotterdam, heeft de wens om haar processen te standaardiseren en verder te verbeteren en daarmee voor de toekomst te voldoen aan de digitaliseringsambitie van de organisatie.  Ze overwegen om hier invulling aan te geven door het huidige ERP systeem Empire van ZIG te vervangen door het ERP systeem GRIP van DataBalk.​

“Het opleveren van een uitgewerkte Business Case die antwoord geeft op een zevental onderzoeksdomeinen ter onderbouwing van de keuze voor het te gebruiken ERP systeem.”

MLC is gevraagd of het verstandig is om Empire te vervangen door GRIP en de keuze hiertoe te onderbouwen met een business case. De tijdspanne hiervoor bedraagt 7 weken. Het onderzoek, de validatie en het schrijven van de conclusies heeft samen met IG&H en Havensteder plaatsgevonden.

Onderzoeksdomeinen

Om een antwoord te geven op de vraag of het verstandig is om het huidige ERP systeem te vervangen door GRIP is onderzoek gedaan op een zevental domeinen. Voor ieder domein is een hoofdvraag opgesteld die als basis dient voor een advies op elk van de volgende domeinen.

 

Onderzoeksdomein Centrale domeinvraag Onderzoeksmethode
Uitgangspunten en kaders In welke mate voldoen beide ERP systemen aan de uitgangspunten en kaders zoals opgenomen in de digitale strategie aangevuld met de afdwingbaarheid van datakwaliteit en standaardisatie van processen? Toetsing vanuit de Digitale Strategie van Havensteder. D.m.v. het beoordelen van beide ERP systemen tijdens een interview op een vooropgesteld scoringsrapport ondersteund met validatie vanuit referentie gesprekken van andere corporaties.
Complexiteit In welke mate draagt het ERP systeem bij aan het terugdringen van de complexiteit van de architectuur en het applicatielandschap van Havensteder? En welke gevolgen heeft dit voor de verschillende applicaties? As-Is visualisatie van de functionele Enterprise architectuur en To-be visualisatie van de functionele doelarchitectuur en de Empire 365 oplossing. Overzicht beschrijving veranderingen applicatielandschap inclusief advies.
Toekomstvastheid In hoeverre voldoen de ERP systemen aan de criteria voor toekomstvastheid? Dit zijn bijvoorbeeld prestaties, schaalbaarheid en interoperabiliteit. Toetsing op basis van criteria aangeleverd door Havensteder. D.m.v. een kwantitatief en kwalitatief scoringsrapport rapport op basis van gesprekken met de ERP leveranciers ondersteund met validatie vanuit referentie gesprekken met andere woningcorporaties.
Functionaliteit In welke mate ondersteunt de ERP functionaliteit in de uitvoering van de procesketens (resultaat) op basis van de CORA processen en Procure to Pay processen? Check op leveranciersdocumentatie, Toetsing op P2P proces, Delta-analyse ERP systemen onderling, Analyse van het aanwezige procesmateriaal vs. functionaliteit van het systeem en validatie vanuit referentie gesprekken met andere woningcorporaties.
Gebruikersgemak Hoe beoordelen interne gebruikers het gebruik en de ondersteuning van het nieuwe ERP systeem ten opzichte van de huidige service en het gebruik van het huidige? Onderbouwd oordeel gebruikersgemak van het nieuwe ERP systeem vanuit elk van de procesketens d.m.v. van sandbox dagen.
Kosten Hoe verhoudt de Total Cost of Ownership van beide systemen zich tot elkaar? Een TCO-analyse waarin beide ERP systemen zijn opgenomen
Risico’s Welke specifieke risico’s zijn er volgens opdrachtnemer verbonden aan beide leveranciers en welke mitigerende maatregelen adviseert opdrachtnemer bij deze risico’s? Risicologboek met weging/prioritering met mitigerende maatregelen

 

Conclusie en advies

Het rapport bevat de finale uitwerking per domein, waarin steeds afzonderlijk conclusies en samenvattingen zijn opgenomen. Ten slotte is een management samenvatting opgenomen die antwoord geeft op de centrale vraag.

Voor 1 april 2024 is het definitieve rapport ingeleverd. Daarop volgde een toelichting in twee presentaties: één voor een afvaardiging van de directie Digitale Transformatie, en één voor de portfolioboard in aanwezigheid van de opdrachtgever.

Op basis hiervan kan Havensteder een gedegen besluit nemen om het huidige ERP systeem Empire te vervangen door GRIP.​

Een quote vanuit Havensteder door Titi van der Poel, Directeur Digitale Transformatie:

“De gestructureerde aanpak had steeds het einddoel voor ogen. Daarom wisten we vanaf het begin niet alleen wat onderzocht zou worden, maar ook hoe en vervolgens op wat voor manier de uitkomst in het eindrapport zou worden gepresenteerd. Zeer prettig.”

 

Samenwerking MLC & IG&H

IG&H is een toonaangevend adviesbureau met een focus op digitale transformatie. Ze gebruiken hun eigen bewezen ‘Make Strategy Work’ methodologie voor succesvolle uitvoering van technologie en data vraagstukken.

MLC is een gespecialiseerd adviesbureau op het gebied van Digitale Proces Transformatie en heeft een sterke focus op procesmanagement.

Die samenwerking en bundeling van kennis en krachten heeft ervoor gezorgd dat deze business case uitgevoerd kon worden. Dit biedt enorm mooie kansen voor de toekomst.

Benieuwd naar hoe we jou kunnen helpen? Neem dan contact op met Arvid van Dam of Ernesto Kooij.

 

  • Neem contact op

  • Arvid van Dam
  • Senior Consultant
  • Contact

  • Neem contact op

  • Ernesto Kooij
  • Proces Consultant
  • Contact