Beginnen met process mining, hoe pak je dat aan? – Blog 3 

Welkom bij de social media reeks ‘process mining vanaf 0’! In deze serie van vijf delen nemen we je mee op reis door de wereld van process mining. We leggen stap voor stap de kernconcepten ervan uit en om je te helpen begrijpen hoe process mining voor jouw organisatie van toegevoegde waarde gaat zijn. Vandaag hebben we het over welke stappen je onderneemt wanneer je wil starten met process mining. 

Het beginnen met process mining vereist een gestructureerde aanpak voor een goed resultaat. Om laagdrempelig van start te gaan, identificeren wij een startersplan dat bestaat uit drie elementen: 1) het identificeren van een scope, 2) het inrichten van de mensen, middelen en stakeholders en 3) de technische requirements voor het project.  

1. Identificeer je doelstellingen en scope  

Het is allereerst belangrijk om te bepalen voor welk doel je process mining in wil zetten. Process mining kan bijvoorbeeld ondersteunen bij het identificeren van bottlenecks en het achterhalen van de oorzaak van deze bottlenecks. Ook kan het je helpen bij het bepalen van de optimale verdeling van je middelen die worden ingezet op je bedrijfsprocessen. Vanuit MLC leggen we graag de mogelijkheden aan je voor die we kunnen bereiken, dit is sterk afhankelijk van de procesvolwassenheid van de organisatie. In zeer gestructureerde processen zijn er meer toepassingen van process mining te gebruiken, terwijl in ongestructureerde processen het potentieel juist groter is. 

Verder is de scope waarin je process mining inzet zeer belangrijk. Niet elk proces is even geschikt om zich bloot te stellen aan process mining tooling. Bovendien kan het voor organisaties die onervaren zijn met process mining verstandig zijn om eerst een pilot te draaien. Wij raden aan om dit voor één of enkele processen uit te voeren om de waarde te leren begrijpen van process mining.  

1. Een process mining project: mensen, middelen en stakeholders 

Nu je je doelstellingen hebt geformuleerd kun je dit gebruiken als input om je team samen te gaan stellen en draagvlak te gaan creëren. Ook is het belangrijk om de juiste specialisten in huis te hebben. Denk hierbij aan een data specialist voor het ontsluiten en prepareren van de juiste data, process mining specialisten voor het uitvoeren van de analyses en een projectleider om het project te coördineren. Ook is het van cruciaal belang om stakeholders (denk bijvoorbeeld aan proceseigenaren of subject matter experts) tijdig aan te haken om de meerwaarde van de analyses doelmatig te vertalen naar inzichten.  

1. De technische requirements voor het project 

Het fundament van je process mining succes is de kwaliteit van je data. Dit hoeft nog niet 100% volledig te zijn, maar zorg wel dat je beeld hebt welke data je nodig hebt, hoe deze is gestructureerd en hoe je de data uit verschillende bronnen aan elkaar kan koppelen. De data is altijd later nog te prepareren voordat de analyse uitgevoerd wordt. Denk bijvoorbeeld aan het ontdubbelen van gegevens, standaardiseren van gegevensformaten en foutieve of onvolledige gegevens verwijderen. Dit proces noemen we ook wel het ‘schoonmaken’ van data. Bedenk ook altijd of de data die je beschide socikbaar hebt, overeenkomt met de doelstellingen die je hebt geformuleerd.  

Afsluiting
In het volgende deel vertellen we meer over hoe je met process mining kunt integreren in je organisatie.   

Nieuwsgierig geworden? Neem voor meer informatie vrijblijvend contact op met Jelmer Koorn of Sebastiaan Kort.