De vijf beste lessen voor Continu Verbeteren

Continu Verbeteren is een bekend begrip. Veel organisaties zijn of willen er mee aan de sla
g. In de praktijk zie je veel organisaties worstelen met de manier waarop ze Continu Verbeteren willen implementeren. Daarom vijf concrete lessen voor als je wilt starten met Continu Verbeteren, gebaseerd op lessons learned en best practices bij verschillende bedrijven.

1) Koppel Continu Verbeteren aan de doelstellingen van jouw organisatie

Ga niet zomaar in het wild aan de slag met Continu Verbeteren. Ik kom in de praktijk tegen dat bedrijven willen beginnen met verwonderen, en op basis daarvan willen verbeteren. Kortom zij starten met waar ze last van hebben. Het risico is groot dat de focus dan komt te liggen op zaken die minimaal effect hebben. Kortom: koppel Continu Verbeteren aan de doelen van jouw organisatie en verbeter je prestaties continu!

2) Ga voor kleine stappen
Mensen zijn geneigd acties heel groot te maken. Dat maakt de uitvoering vaak lastiger. Hoe kleiner de stappen, hoe groter de kans dat de acties ook echt uitgevoerd gaan worden binnen de tijd. Je kan hiervoor de Toyota Kata methode gebruiken. Dit is een effectieve manier van denken en doen om doelen te realiseren. Heel simpel gezegd gaat het erom dat je doelen en het resultaat vertaalt naar kleine tussenstappen. Je kan bijvoorbeeld aan de slag gaan met vijf coachingsvragen die je elke meeting weer gebruikt.

De vijf coachingsvragen zijn:
1. Wat is de doeltoestand?
2. Wat is de huidige situatie ?
3. Wat zijn obstakels?
4. Wat is je volgende stap?
5. Wanneer kunnen we resultaat verwachten?

Door alle stappen in het Continu Verbeteren zo klein mogelijk te maken, zorg je dat er een sneeuwbal-effect ontstaat. Zo maak je Continu Verbeteren heel praktisch.

3) Continu Verbeteren als manier van werken
Bij Continu Verbeteren gaat het om de mensen, zij moeten het gaan doen en Continu Verbeteren onderdeel maken van hun manier van werken. Het is handig om te weten hoe ze in de wedstrijd zitten. Veel bedrijven laten hun afdelingen allerlei testen doen, zodat er vaak al veel informatie aanwezig is over de managementstijl of bijvoorbeeld de verschillende kleuren op de afdeling. Als je weet met wie je te maken hebt, kan je de organisatie beter begeleiden bij het Continu Verbeteren en heb je dus ook sneller resultaat.

4) Gebruik de prestatiedialoog

Het is misschien niet nieuw, maar werkt écht: de prestatiedialoog. Bespreek de resultaten van Continu Verbeteren altijd in teamverband. Ga iedere dag of iedere week het gesprek aan met het team. Dit is ook een moment van kwetsbaarheid: waar loopt het team tegenaan? Belangrijk is dat er altijd een check-in en check-out wordt gedaan. Bij de check-in is het bijvoorbeeld belangrijk ook te zien hoe iedereen het overleg in gaat: heb je iets te melden, gaat het goed, heb je hulp nodig of baal je? De check-out geeft een reflectie op de meeting en waar je de komende week hulp bij nodig hebt.

5) Maak slim gebruik van Visueel Management

Dit vind ik misschien nog wel het belangrijkste punt. Probeer de doelen en het resultaat zo visueel mogelijk te presenteren zodat er dialoog ontstaat op de werkvloer. Gebruik bijvoorbeeld kleur om de status weer te geven. Zorg dat in 1 oogopslag duidelijk is wat de doelen zijn, waar je nu staat en welke delta’s je nog moet overbruggen. De kracht zit in simpelheid. Iedereen, of het nu de Directie is of een receptioniste, moet begrijpen waar het over gaat. Wij hebben hiervoor overigens handige tools ontwikkeld, zoals een Verbeterbord en de Verbeterboxx.

Afbeelding: Verbeterboxx, een management dasboard