Process Mining is bij uitstek geschikt om vast te stellen of processen uitgevoerd worden zoals deze zijn ontworpen. Afwijkingen, lussen, ongewenste varianten en misstappen kun je snel inzichtelijk maken. Verschillende ontwikkelingen stellen (steeds) striktere eisen aan hoe men het dagelijks werk uitvoert: zaakgericht werken, strenger wordende eisen met betrekking tot persoonsgegevens en het nakomen van bijvoorbeeld Solvency en Basel voorwaarden.

Het is vandaag de dag niet alleen belangrijk om jouw werkprocessen te ontwerpen binnen deze kaders, het moet ook aantoonbaar zijn dat dit in de praktijk werkt. Overtredingen kunnen nare gevolgen hebben. Je wilt er dus snel bij zijn wanneer het mis dreigt te gaan.

Process mining is een manier om jouw processen te versterken. Vanuit MLC hebben wij ervaring met diverse Process Mining applicaties, waaronder de tool van onze partner Celonis. Deze Process Mining applicatie is onlangs uitgebreid met functionaliteit op het gebied van conformance. Het is hiermee snel inzichtelijk te maken of de processen in de praktijk in overeenstemming met de eisen werken. Ik neem je graag mee in de vijf stappen die nodig zijn om jouw proces te versterken. Dit is hoe het werkt.

 

1) Sla het ‘ideale’ proces op als model

Teken het proces uit zoals dit zou moeten lopen. Beter nog: uploadt het bestaande procesmodel in de Process Mining applicatie. Het is belangrijk om rekening te houden met de activiteiten en de mogelijke variaties die het proces in zich heeft. Je legt de volgorde van uit te voeren stappen vast, inclusief de externe eisen die aan deze stappen gesteld worden. Het resultaat is dat de Process Mining tool weet wat het referentiemodel is.

 

 

2) Tank de data van het proces in de applicatie
Uit de ondersteunende systemen die in de praktijk in het proces worden gebruikt nemen we de bruikbare event data over. Deze data bevat doorgaans de naam van de uitgevoerde processtap (of status van een item), de datum en tijd en vaak ook de functie of naam van de uitvoerder. Hiermee kunnen we veel! De Process Mining tool leest deze data en verwerkt deze tot een weergave van het feitelijke procesverloop.

 

3) Aanschouw de resultaten!

We hebben nu zowel het “ideale” proces als de feiten in de Process Mining tool opgenomen. Tijd om dit te vergelijken! Binnen enkele seconden voert de Process Mining tool een analyse uit en ontdekt de mogelijke afwijkingen. Het resultaat bestaat uit een overzicht van de gevonden verschillen tussen het referentiemodel (dat we hebben uitgetekend rekening houdend met alle vereiste stappen) en het werkelijke procesverloop (zoals dat uit de data is gehaald).

 

4) Interpreteren en bijsturen

De gevonden uitkomsten zijn een beginpunt. Deze zullen altijd geïnterpreteerd moeten worden door een procesdeskundige. De verklaring van de verschillen is het leukste stuk: waar vliegt het uit de bocht? Zijn er verbeteringen? Is er wellicht een manier om het proces efficiënter in te richten? Welke oorzaken zijn er te vinden en hoe moeten we hier verder mee aan de slag? Door de problemen en verbeteringen aan te pakken, helpt het resultaat jouw organisatie verder.

 

5) Een oogje in het zeil houden 
Het is al heel waardevol om zo’n analyse eenmalig voor een proces uit te voeren. Meestal zijn er namelijk al concrete aanknopingspunten om verder mee aan de slag te gaan.
Mijn ideale beeld gaat nog iets verder; namelijk een realtime dashboard van het (werkelijke) procesverloop ten opzichte van de referentie. Inzicht dat continu bijgewerkt wordt, want hoe “verser” de data over het procesverloop, hoe actueler het beeld. Het dashboard toont de performance van de belangrijkste meetpunten. Je gebruikt de Big Data om in één oogopslag jouw proces te overzien. Je kunt sneller ingrijpen als je ziet dat er iets fout dreigt te gaan en je ontdekt potentiële verbeteringen eerder. Door op tijd bij te sturen of in te grijpen houd je dus meer tijd over voor het leuke werk.

Hoe start je hiermee?
Ben jij benieuwd hoe jouw processen in de praktijk presteren? Door de bovenstaande stappen te volgen, krijg je snel inzicht in de compliance en prestaties van jouw processen. Je trekt conclusies over of het proces aan de eisen voldoet en maakt dit aantoonbaar. Het kan zelfs zo ingericht worden dat je op ieder gewenst moment de peilstok in het proces kunt steken. Met de geavanceerde functies die op dit moment al voorhanden zijn in Process Mining tooling, is dit bovendien in korte tijd te realiseren.

Denk jij dat dit iets is, of weet je nog niet precies of dit iets kan betekenen voor jouw proces(sen)?
Ik laat je graag zien wat er mogelijk is.

Dennis Vermeij is consultant bij MLC en heeft een grote expertise opgebouwd op het vlak van procesoptimalisatie en risicobeheersing. Neem contact met hem op via dennis.vermeij@m-lc.nl of 06 55 72 00 53.

Geef een reactie

Je e-mailadres wordt niet weergegeven op de website. Verplichte velden zijn gemarkeerd met een *