Veel organisaties zijn op een of andere manier bezig met ‘Agile’. Organisaties zien agile werken als “de” oplossing voor alle problemen. In dit kader neem ik een bijzonder fenomeen waar, en dat is dat mensen ‘agility’ aangrijpen om alles los te laten wat tot dan toe als kaders hebben gegolden. Recentelijk hoorde ik nog iemand zeggen: “we hebben toch geen projectplan/ planning meer want zo werken we niet meer, alles gaat via sprints”.

Het agile manifest kent 4 uitgangspunten:

  1. Personen en hun interacties gaan voor processen en hulpmiddelen. Dat wil niet zeggen dat er geen processen meer nodig zijn. Het gaat er vooral op om dat we ons niet achter processen en hulpmiddelen moeten verschuilen en meer met elkaar praten.
  2. Werkende software gaat voor uitgebreide documentatie. Ook is het niet zo dat we geen documentatie meer opleveren. We moeten er echter wel voor zorgen dat we alleen het puur noodzakelijke opleveren en niet uitgebreide, niet leesbare, boekwerken.
  3. Samenwerking met de klant gaat voor contract onderhandelingen. We stappen ook niet blind in iedere afspraak en leggen niets meer vast, maar we gaan wel uit van vertrouwen in onze relatie als we zaken oppakken.
  4. Reageren op veranderingen gaat voor vasthouden aan een plan. We gooien niet zomaar ieder plan en planning om als er iets nieuws voorbijkomt maar zijn wel in staat snel te reageren op veranderingen zonder dwangmatig vast te houden aan een oude werkelijkheid/ plan.

Het is dus allemaal wat genuanceerder dan sommige mensen het laten voorkomen. De vier uitgangspunten zijn niet zwart wit. Een voorbeeld hiervan is de uitspraak: “we hebben geen planning meer… ze vragen ons om realistischer naar een situatie te kijken en hierop in te spelen”.

Mijn verwondering met agility is dat managers aangeven dat alles anders is.Of is deze manier van reageren een manier om afspraken die reeds gemaakt en besproken zijn opnieuw te discussie te stellen….? Soms denk ik van wel.

Ja, de wereld verandert maar het is niet zo dat we nu opeens volledige anarchie hebben met agile werken. We passen de kaders aan maar werken nog altijd aan het opleveren van output voor onze klanten en we hebben nog steeds een stip aan de horizon nodig.

Uit ervaring weet ik inmiddels wel dat de invoering van agile werken een ontdekkingsreis is, dat we een doel hebben maar dat de weg er naar toe niet altijd even helder is. Maar ook hier geloof ik in het implementeren van de agile manier met kleine stapjes die op korte termijn iets opleveren en die waar nodig bijgestuurd kunnen worden.

Belangrijk is wel dat je je bewust bent dat bij deze incrementele (agile) manier van implementeren tijdelijk een oude en nieuwe situatie naast elkaar bestaan. Je krijgt verschillende manieren van sturen/ besturen van een organisatie en projecten.

Ik zie bij projecten een parallelle wereld van waterval-manier en agile manier van uitvoeren. Er is tijd nodig om de passende organisatie inrichting neer te zetten.

Om de agile manier van werken goed te kunnen inbedden onderken ik een aantal noodzakelijke randvoorwaarden.

  • Start eerst met het trainen van je change agents en vervolgens je hoger management zodat de nieuwe kaders goed en snel kunnen worden neergezet. Vervolgens neem je iteratief de rest van je organisatie mee.
  • Je moet zorgen voor echte empowerment van de agile teams. Management moet niet vertellen wat er moet gebeuren maar de grote lijnen schetsen (bewegingsvrijheid).
  • Zorg voor vertrouwen op alle niveaus binnen de organisatie. Geef aan dat je er vertrouwen in hebt dat de verschillende agile teams de juiste beslissingen nemen.
  • Zorg voor constante communicatie over mogelijke issues en voortgang.
  • Zorg voor een goede planning en dat de verschillende agile teams 20% van hun tijd bezig zijn met planningszaken.
  • Zorg voor inzicht in beschikbare capaciteit en maak een goede inschatting wat de “velocity” van de verschillende teams is om te kunnen leveren. Er zijn waarschijnlijk een aantal iteraties nodig hebben voor je daar goed zicht op hebt.
  • Leer van en reflecteer goed op voorafgaande periode. Het hebben van goede “retrospective meetings” is een absoluut vereiste om te kunnen verbeteren en de benodigde wendbaarheid en snelheid te creëren.

Richt je de randvoorwaarden niet of onvoldoende in dan zal de nieuwe manier van werken niet geadopteerd worden en levert het niet de beloofde resultaten. Als je niet uitkijkt ben je constant alles weer opnieuw aan het bespreken en aan het prioriteren. En dat biedt dan ruimte om de agile manier van werken en de opgestelde change agenda ter discussie te stellen met als gevaar aanhoudende anarchie.

Stel paal en perk aan management die de invoering van agility gebruik om alles opnieuw ter discussie te stellen. Vrijheid – blijheid bestaat ook bij deze aanpak niet.

Deze column is geschreven door Freek Hermkens – Continu verbetercoach MLC en Agile Coach Company – en is eerder verschenen op managementsite.nl